建立一套有效的记录系统

美容院在经营管理过程中,必须建立一套简单有效的记录系统,这包括日常业务记录系统和顾客档案记录系统。

1.业务记录系统

进帐与开支应有正确完整的记录。进帐通常有服务项目的进帐及零售产品的进帐。而开支则包括房租、水电、保险、薪水、广告、修理以及仪器设备等。所有的生意往来都应该记录,如此才能保证有详细的资料,使美容院的经营更有效率。

每日的营业记录可让美容院老板了解生意的情况,而每周或每月一次的摘要记录更有利于美容院进行日常的工作,如何订购必须品、产品使用的情形、控制开销,减少浪费、与往年的业绩作比较、发掘顾客的喜好及需要的改变每一笔开销与美容院的盈亏都有直接关系,正确的记录可以计算经营的成本。

每日的销售项目及销售数量还有现金帐至少要保留半年以上。薪水单,作废的支票、每月及每年总帐之报表至少要保留7年。服务记录与盘存清单也应妥善保存。有系统的盘存制度可以避免进货过多、供应短缺,年底时还可做计算净利的根据。

服务记录应该包括顾客的姓名、地址、电话、消费日期及消费额、使用产品、护理结果,同时注明顾客的喜好。

服务记录中应该记载每一位顾客所接受的美容护理以及所购买的产品,美容师可根据记录定期提醒顾客前来接受继续护理以及补充化妆品、保养品,如此有助于增加美容院的生意。

所有仪器设备、产品都必须定期盘存,并根据用途及零售价格分类。美容院本身所消耗的物品以及零售给顾客的物品必须分开记录不可混淆不清。

盘存记录中可以发现哪些产品销售的最多,而这些销售成绩好的产品应随时注意订购,绝不可以缺货。

预约记录可帮助美容师安排工作时间,根据顾客的习惯,为其提供最快速、最完善的服务,避免在时间和金钱方面的浪费。

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2.顾客档案记录系统

在纷纷扰扰的商海中,商家无不使出浑身解数以求发展。在追求时尚美的美容院之间,竞争也很激烈,没有出类拔萃的技术和动人心弦的服务,如何能傲视群芳?

动人心弦的服务,要从细微处下手,给顾客建立一个考虑完善的美容档案卡,一定会让你出奇致胜,这体现出美容院“我为人人”的经营理念。一个为顾客量身度造的美容档案卡相当于医院的病历,它能随时给进行美容操作的美容师提供有关顾客美容的信息资料,比如肤色、皮肤类型、厚薄、敏感度,丘疹、色斑、痣、痘等皮肤病损的部位、形状、大小,还能了解皮肤护理的计划,及顾客在接受皮肤护理过程中的表现、护理周期及用药情况。

这些细微之处是服务质量的体现,会让顾客感觉被呵护备至,对美容院的好感自然会大增量身度造的完善的档案卡,应有专人负责保管,并建立相应的制度。对首次来美容院的顾客,由负责保管档案卡的工作人员填写卡片的常规项目,并对其编号,有关具体的美容服务内容则由美容师填写;对于已建档的老顾客,当其再次到美容院做护理时,应及时调出该顾客的档案卡,填写本次服务内容,并对比上次皮肤护理后的进展情况,做出本次的护理计划和建议,填好卡后交回保管处。

美容院在给顾客建立美容档案卡时应注意以下几点:

（1）详细记录顾客皮肤的类型及面部出现的瑕疵；

（2）认真记录每次的护理计划和家庭护理情况；

（3）准确记录顾客接受护理后的进展情况,以确定下一步保养计划；

（4）做到这些其实并不难,这样小小的卡片投入将为你带来意想不到的效益。

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